На чем основаны рекомендации
«Базой» для советов стала оценка учеными более 200 различных деловых встреч. Анализируя их ход, ученые смогли выявить некоторые важные аспекты, на которых и следует акцентировать внимание по ходу встречи. Полный материал исследования доступен в журналах Current Directions in Psychological Science, ну а мы приведем краткую его выжимку. Итак, как провести идеальную деловую встречу?
Совет №1: определите главную цель
Всем собравшимся важно понимать, зачем проходит совещание. Четко выделенная причина поможет сразу настроить участников встречи на конструктивный диалог. Важно четко и доходчиво донести мысль: не стоит углубляться в неточные или всем известные данные.
Неплохо заранее сообщить о цели участникам встречи, чтобы они смогли подготовить нужную для работы информацию. А руководителям стоит задуматься, каких именно сотрудников звать: обсуждаемый вопрос должен быть в их компетенции.
Совет №2: поощряйте сотрудников
Исследование показало, что более квалифицированные сотрудники не только решают с помощью собраний текущие вопросы и задачи, но и получают обратную связь. Проще всего закрепить положительные эмоции от собрания с помощью юмора - исследование показало, что смех стимулирует участников на более творческую работу и оставляет положительные эмоции от встречи в целом.
Совет №3: критикуйте, но по делу
Важна именно конструктивная критика, а не просто голословные обвинения. Важно не уходить в ходе обсуждения от намеченной цели, так что всегда готовьтесь к работе с аргументами и критикой заранее. Исследование показало, что обилие критики может привести к ощущению бесполезности и безнадежности критикуемого, так что контраргументы в ходе работы с возражениями очень пригодятся.
Совет №4: подготовьте раздаточный материал
После встречи стоит разослать или раздать участникам протокол или дайджест с краткой выжимкой основных решений. Это поможет тем, кто был на совещании, не «выключиться» из работы, а тем, кто не был - быстрее в нее «включиться». Популярны как обычные бумажные конспекты, так и электронные их версии. Ну а организаторы смогут на основе этих данных продумать логичные шаги по организации следующих собраний.
